Datenschutzerklärung
Stand: Juli 2026 (zuletzt aktualisiert am 30.07.2026)
1. Verantwortliche Stelle
AMITY Athletics GmbH Dalweg 25, 48249 Dülmen E-Mail: postfach@amity-athletics.de Ansprechpartner für Datenschutzanfragen: Axel Meineke
2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Mitglieder, Mitarbeitenden und Interessenten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Dies umfasst: • Mitgliederdaten: Name, Anschrift, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Zahlungsinformationen, Vertragsdetails • Trainingsdaten: Buchungen, Trainingshistorie, Leistungsdaten • Abrechnungsdaten: Bankverbindung, Rechnungsinformationen (bei Nutzung von Lexoffice) • IT-gestützte Datenverarbeitung: Nutzung von VirtuaGym zur Mitgliederverwaltung • Website-Daten: IP-Adresse, Browsertyp, Referrer-URL, Nutzungsstatistiken und Cookies (bei Einwilligung) • Anfragen über das Probetraining-Formular: Vorname, E-Mail-Adresse sowie freiwillig Ihre Mobilnummer (Sie wählen, worüber wir uns melden). Bei der geführten Terminauswahl zusätzlich der von Ihnen gewählte Kurstermin und Ihre Selbstauskunft zur Trainingserfahrung, Ihre bevorzugte Trainingszeit, die freiwillige Angabe, ob Sie bereits so trainiert haben, sowie ein freiwilliges Freitextfeld. Zusätzlich halten wir serverseitig fest, über welchen Weg Sie zu uns gefunden haben: Kampagnenparameter (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content, utm_term), die Google-Klick-ID (gclid), die verweisende Website sowie die aufgerufene Seite. Diese Herkunftsdaten dienen ausschließlich der Auswertung, welche Kanäle funktionieren. • Nicht erhoben werden über das Formular: Gesundheitsdaten. Das Freitextfeld fragt ausdrücklich nicht danach; gesundheitliche Themen besprechen Sie direkt mit dem Coach vor Ort. • Anmeldungen zur HYROX Race Simulation: Name, E-Mail, Telefon sowie die veranstaltungsbezogenen Angaben des Anmeldeformulars
3. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken: • Vertragsabwicklung und Mitgliederverwaltung — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) • Bereitstellung der Trainingsangebote und individueller Betreuung — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO • Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO • Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Steuer, Handelsrecht) — Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO • Verbesserung unserer Services und Trainingsangebote — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) • Analyse des Nutzerverhaltens auf der Website — Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) • Beantwortung von Anfragen über Kontaktformulare — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen)
4. Cookies und Tracking-Technologien
Unsere Website verwendet Cookies, um die Nutzung zu analysieren und bestimmte Funktionen bereitzustellen. Beim ersten Besuch der Website wird eine Einwilligung über ein Cookie-Banner eingeholt. Der Ablehnen- und der Zustimmen-Button sind gleichwertig gestaltet. Google Consent Mode v2 (Advanced Mode): Wir setzen den Google Consent Mode v2 im Advanced Mode ein. Das bedeutet: Google-Tags (Google Analytics 4, ggf. Google Ads) werden zwar technisch geladen, setzen vor Ihrer Einwilligung jedoch KEINE Cookies und verarbeiten KEINE personenbezogenen Daten. Solange Sie nicht zugestimmt haben, werden lediglich anonyme, aggregierte Signale (sogenannte 'Cookieless Pings') ohne Personenbezug an Google übermittelt. Erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung werden Cookies gesetzt und personenbezogene Analyse- und Marketing-Daten verarbeitet. Die Default-Einstellungen sind: ad_storage=denied, ad_user_data=denied, ad_personalization=denied, analytics_storage=denied. Zusätzlich ist 'ads_data_redaction' aktiv, d. h. Klick-IDs (GCLID) werden bei fehlender Einwilligung redaktet. Eingesetzte Dienste: • Google Analytics 4 (GA4): Zur Analyse des Nutzerverhaltens auf der Website. Rechtsgrundlage bei gesetzten Cookies und personenbezogener Analyse: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Rechtsgrundlage für die cookielosen Pings vor Einwilligung: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an aggregierter, anonymer Reichweitenmessung). Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Erfasst werden u. a. Seitenaufrufe, Verweildauer, Herkunftsquellen und Geräteinformationen. IP-Adressen werden anonymisiert. GA4 nutzt die cookielosen Pings zur statistischen Modellierung (Behavioral Modeling / Conversion-Modellierung), um Lücken in Messdaten von Nutzern ohne Einwilligung auf Basis aggregierter Daten zu schließen. Eine Identifikation einzelner Personen ist dabei ausgeschlossen. Daten können in die USA übertragen werden; Schutzmaßnahmen: EU-Standardvertragsklauseln und EU-U.S. Data Privacy Framework. Speicherdauer: 14 Monate. Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy • Google Ads (optional, sofern aktiviert): Messung von Kampagnen-Conversions. Ohne Einwilligung werden keine Conversion-Cookies gesetzt; es können jedoch im Consent Mode anonyme Conversion-Pings für die Modellierung übermittelt werden. Rechtsgrundlage bei Einwilligung: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Anbieter: Google Ireland Limited. • Meta Pixel (Facebook/Instagram): Messung von Kampagnen-Conversions und Retargeting. Lädt ausschließlich nach Einwilligung (Meta unterstützt keinen Consent Mode). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Anbieter: Meta Platforms Ireland Ltd. • Vercel Analytics & Speed Insights: Zur Analyse von Seitenaufrufen und Ladezeiten, lädt nur mit Einwilligung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Anbieter: Vercel Inc. (USA), EU-Standardvertragsklauseln. • Microsoft Clarity: Heatmaps und Session-Replays zur Verbesserung der Nutzerführung (z. B. wo Besucher klicken, scrollen, abbrechen). Lädt ausschließlich nach Einwilligung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Anbieter: Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA. Sensible Eingaben (Formulare, Passwörter) werden automatisch maskiert. Speicherdauer: 1 Jahr. EU-Standardvertragsklauseln und EU-U.S. Data Privacy Framework. Weitere Informationen: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement • Cookie-Consent-Tool: Verwaltung der Einwilligung (technisch notwendig, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Speicherung der Entscheidung im LocalStorage des Browsers. Keine PII-Übertragung: An Google und Meta werden keine personenbezogenen Daten wie E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder Namen übermittelt. Event-Parameter werden vor Versand technisch um solche Daten bereinigt. Die Google-Ads-Funktion Enhanced Conversions, bei der das Tag Kontaktdaten aus Formularfeldern ausliest, ist bewusst NICHT aktiviert. Wenn Sie das Probetraining-Formular absenden, wird an Google Ads eine zufällige Vorgangsnummer übermittelt. Sie dient ausschließlich dazu, dieselbe Anfrage nicht doppelt zu zählen, und lässt für Google keinen Rückschluss auf Ihre Person zu. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen oder ändern. Bereits gesetzte Cookies können Sie in Ihren Browsereinstellungen löschen; eine erneute Anzeige des Banners erreichen Sie durch Löschen des LocalStorage-Eintrags 'amity-consent'.
5. Weitergabe an Dritte
Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben: • Mitgliederverwaltung: VirtuaGym (Niederlande) • Probetraining-Anfragen über unser Formular (Startseite Starten sowie Landingpages): Ihre Angaben werden NICHT an einen externen Formulardienst übermittelt, sondern serverseitig an unser eigenes internes Verwaltungssystem (AMITY Hub) übergeben und dort gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin). An der Verarbeitung sind als Auftragsverarbeiter beteiligt: Vercel Inc. (USA, Hosting von Website und Hub, EU-Standardvertragsklauseln), Neon Inc. (Datenbank, Serverstandort Frankfurt am Main) sowie Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft 365 — über dieses Postfach erhalten wir die Benachrichtigung über Ihre Anfrage und antworten Ihnen). Ihre IP-Adresse wird beim Absenden ausschließlich flüchtig im Arbeitsspeicher zur Missbrauchsabwehr (Begrenzung der Absendehäufigkeit) verwendet und nicht gespeichert. • Probetraining-Buchung bei Virtuagym: Wenn Sie auf unserer Website einen konkreten Kurstermin für ein Probetraining auswählen, übermitteln wir Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und — sofern Sie sie angeben — Ihre Mobilnummer an Virtuagym B.V. (Niederlande, EU), um Sie für diesen Termin als Gast einzubuchen. Wichtig: Es wird dabei KEIN Mitgliedskonto für Sie angelegt, sondern ausschließlich ein Gasteintrag für diesen einen Termin. Die Übermittlung erfolgt serverseitig von unserem eigenen Server aus. Auf unseren Seiten ist KEIN Buchungs-Widget und kein Skript von Virtuagym eingebunden; für diese Buchung werden keine Cookies gesetzt und keine Daten aus Ihrem Browser an Virtuagym übertragen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin). Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail. Darin finden Sie einen Link, über den Sie den Termin jederzeit selbst wieder absagen können; die Absage löscht den Gasteintrag bei Virtuagym. Ohne Absage löschen wir den Eintrag im Rahmen der unter Ziffer 6 genannten Fristen für Interessentendaten. • Rechnungsstellung: Lexoffice (Haufe-Lexware, Deutschland) • Web-Analyse: Google Ireland Limited (Irland) / Google LLC (USA) — Nutzungsdaten werden bei Einwilligung über Google Analytics 4 verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Schutzmaßnahmen: EU-Standardvertragsklauseln, EU-U.S. Data Privacy Framework. • Website-Hosting: Vercel Inc. (USA) — EU-Standardvertragsklauseln • Anmeldeformular HYROX Race Simulation: Ihre Angaben werden NICHT an einen externen Formulardienst übermittelt, sondern serverseitig an unser eigenes internes Verwaltungssystem (AMITY Hub) übergeben und dort gespeichert — derselbe Weg wie bei Probetraining-Anfragen. Übermittelt werden Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, auf Wunsch Ihre Telefonnummer sowie Ihre Angaben zur Veranstaltung (Division, Format, geplante Zielzeit, HYROX-Erfahrung, Name des Teampartners, gewählte Teilnahmestufe und optional ein Musikwunsch). An der Verarbeitung sind als Auftragsverarbeiter beteiligt: Vercel Inc. (USA, Hosting von Website und Hub, EU-Standardvertragsklauseln), Neon Inc. (Datenbank, Serverstandort Frankfurt am Main) sowie Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft 365 — über dieses Postfach erhalten wir die Benachrichtigung über Ihre Anmeldung und antworten Ihnen). Ihre IP-Adresse wird beim Absenden ausschließlich flüchtig im Arbeitsspeicher zur Missbrauchsabwehr verwendet und nicht gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen). • Internes Verwaltungssystem AMITY Hub: Neon Inc. (Datenbank, Serverstandort Frankfurt am Main) und Vercel Inc. (USA, Hosting, EU-Standardvertragsklauseln). Dort werden Anfragen aus dem Probetraining-Formular gespeichert und bearbeitet. • Terminbuchungen: Microsoft Outlook (Microsoft Ireland Operations Ltd.) — bei Nutzung der Buchungsfunktion werden Name und E-Mail an Microsoft übermittelt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. • Kommunikation: WhatsApp Business (Meta Platforms Ireland Ltd.) — bei Kontaktaufnahme über WhatsApp gelten die Datenschutzrichtlinien von Meta. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch Nutzung). • Karte: OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation, UK) — auf der Kontaktseite wird eine Karte eingebettet. Es werden keine personenbezogenen Daten an Dritte übermittelt. • Firmenfitness-Partner: Hansefit GmbH & Co. KG und EGYM Wellpass GmbH — bei Nutzung über diese Partner werden Abrechnungsdaten ausgetauscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Eine Übermittlung in Drittländer (USA) erfolgt nur bei Nutzung der oben genannten US-Dienste unter Berücksichtigung geeigneter Schutzmaßnahmen (EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
6. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die Erfüllung der genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen: • Vertragsdaten (Mitgliedschaft): Dauer der Mitgliedschaft zzgl. 3 Jahre (Verjährungsfrist) • Rechnungen und Zahlungsdaten: 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB) • Website-Logs und Analytics: 26 Monate • Kontaktformular- und Interessentendaten (Anfragen, Probetrainings-Leads): 12 Monate nach dem letzten Kontakt. Abgeschlossene Anfragen werden automatisiert gelöscht; Anfragen, die noch in Bearbeitung sind, bleiben bis zum Abschluss gespeichert. • Cookie-Einwilligungen: 12 Monate • Werbe-Widersprüche: unbefristet in einer internen Sperrliste (siehe Ziffer 7) Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.
7. Direktwerbung an Interessenten und Bestandskunden
Wir verwenden Kontaktdaten in begrenztem Umfang, um über unsere eigenen Angebote zu informieren. • Nachfassen zu einer laufenden Anfrage: Wenn Sie ein Probetraining oder ein Angebot angefragt haben, melden wir uns dazu bei Ihnen zurück — per E-Mail, WhatsApp oder Telefon, entsprechend dem von Ihnen gewählten Weg. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin). • Werbung für eigene ähnliche Angebote an Bestandskundinnen und -kunden: Haben Sie bei uns eine Leistung erworben (z. B. Probemonat, Drop-in, Mitgliedschaft), können wir Ihre E-Mail-Adresse für Informationen zu eigenen ähnlichen Angeboten nutzen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 3 UWG (berechtigtes Interesse an Direktwerbung, Erwägungsgrund 47 DSGVO). • Werbung auf Grundlage einer Einwilligung: Soweit Sie uns ausdrücklich erlaubt haben, Sie per E-Mail oder WhatsApp zu unseren Angeboten zu kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Diese Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Widerspruchsrecht: Sie können der Nutzung Ihrer Daten für Werbezwecke jederzeit und ohne Angabe von Gründen widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO). Es entstehen Ihnen dabei keine anderen Kosten als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen. Es genügt der Abmeldelink in jeder Werbe-E-Mail, eine formlose Antwort auf eine unserer Nachrichten, eine E-Mail an postfach@amity-athletics.de oder ein Hinweis an uns vor Ort. Sperrliste: Nach einem Widerspruch speichern wir einen verschlüsselten Prüfwert (Hash) Ihrer E-Mail-Adresse in einer internen Sperrliste. Das ist erforderlich, damit Sie auch dann nicht erneut angeschrieben werden, wenn Ihre Daten aus einem angebundenen System (z. B. der Mitgliederverwaltung) erneut übertragen werden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 21 Abs. 3 DSGVO. Die Sperrliste wird ausschließlich zu diesem Zweck genutzt und nicht für Werbung ausgewertet. Versand: Werbe- und Informations-E-Mails versenden wir über Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd.).
8. Rechte der betroffenen Personen
Sie haben jederzeit das Recht auf: • Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO) • Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO) • Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO) • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) • Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) • Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde Zuständige Aufsichtsbehörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf https://www.ldi.nrw.de
9. Kontakt für Datenschutzanfragen
Axel Meineke E-Mail: postfach@amity-athletics.de
10. Datenschutzbeauftragter
AMITY Athletics GmbH hat derzeit keinen Datenschutzbeauftragten im Sinne von Art. 37 DSGVO bzw. § 38 BDSG bestellt, da die gesetzlichen Schwellenwerte (in der Regel mehr als 20 Personen, die ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind) nicht überschritten werden. Für alle Datenschutzanfragen wenden Sie sich bitte an die unter Ziffer 9 genannte Ansprechperson.
11. Weiterführende Dokumente
Ergänzend zu dieser Datenschutzerklärung gelten unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen (https://amity-athletics.de/agb) sowie die Widerrufsbelehrung für Verbraucherverträge (https://amity-athletics.de/widerruf).
12. Änderungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen der Dienste anzupassen. Bitte beachten Sie die jeweils aktuelle Version auf unserer Website.