Datenschutzerklärung
Stand: September 2026 (zuletzt aktualisiert am 24.09.2026)
1. Verantwortliche Stelle
AMITY Athletics GmbH Dalweg 25, 48249 Dülmen E-Mail: postfach@amity-athletics.de Ansprechpartner für Datenschutzanfragen: Axel Meineke
2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Mitglieder, Mitarbeitenden und Interessenten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Dies umfasst: • Mitgliederdaten: Name, Anschrift, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Zahlungsinformationen, Vertragsdetails • Trainingsdaten: Buchungen, Trainingshistorie, Leistungsdaten • Abrechnungsdaten: Bankverbindung, Rechnungsinformationen (bei Nutzung von Lexoffice) • IT-gestützte Datenverarbeitung: Nutzung von VirtuaGym zur Mitgliederverwaltung • Website-Daten: IP-Adresse, Browsertyp, Referrer-URL, Nutzungsstatistiken und Cookies (bei Einwilligung) • Anfragen über das Probetraining-Formular: Vor- und Nachname sowie wahlweise Ihre E-Mail-Adresse oder Ihre Mobilnummer (Sie wählen, worüber wir uns melden); freiwillig Ihre bevorzugten Trainingszeiten, Ziele, die Angabe, ob Sie bereits so trainiert haben, wie Sie auf uns gekommen sind, sowie ein Freitextfeld. • Buchung eines konkreten Probetraining-Termins: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Mobilnummer — alle drei sind hier Pflichtangaben, weil Virtuagym für die Gastbuchung eine Telefonnummer verlangt und wir Sie erreichen müssen, falls am Termin etwas dazwischenkommt. Dazu der gewählte Termin und Ihre Selbsteinschätzung zur Trainingserfahrung. • Herkunft der Anfrage: Mit Ihrer Einwilligung in „Statistik“ oder „Marketing“ (Cookie-Banner) halten wir fest, über welchen Weg Sie zu uns gefunden haben: Kampagnenparameter (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content, utm_term), die verweisende Website und die Einstiegsseite. Klick-Kennungen aus Anzeigen (gclid, wbraid, gbraid, fbclid, msclkid) erfassen und übermitteln wir nur mit Ihrer Einwilligung in „Marketing“. Ohne Einwilligung übermitteln wir nur die Seite, auf der Sie das Formular absenden. Diese Angaben dienen ausschließlich der Auswertung, welche Kanäle funktionieren. • Werbe-Einwilligung (freiwillig): Setzen Sie im Formular das Häkchen, dass wir Sie zu Mitgliedschaft und Angeboten informieren dürfen, speichern wir diese Entscheidung mit Wortlaut, Datum und Uhrzeit als Nachweis (siehe Ziffer 7). • Nicht erhoben werden über das Formular: Gesundheitsdaten. Das Freitextfeld fragt ausdrücklich nicht danach; gesundheitliche Themen besprechen Sie direkt mit dem Coach vor Ort. • Anmeldungen zur HYROX Race Simulation: Name, E-Mail, Telefon sowie die veranstaltungsbezogenen Angaben des Anmeldeformulars • Kündigungen über „Verträge hier kündigen“: Name, E-Mail-Adresse, freiwillig Telefonnummer und Mitgliedsnummer oder Geburtsdatum, der gekündigte Vertrag, Art und gegebenenfalls Grund der Kündigung, der gewünschte Zeitpunkt sowie Datum und Uhrzeit der Erklärung. Zweck: Bearbeitung der Kündigung und die gesetzlich vorgeschriebene Eingangsbestätigung per E-Mail (§ 312k BGB). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO. Übermittlung und Speicherung im AMITY Hub (Ziffer 5), Speicherdauer siehe Ziffer 6. • Vormerkung für die nächste HYROX Race Simulation: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, freiwillig das gewünschte Startformat sowie Datum und Wortlaut Ihrer Einwilligung. Zweck: Wir informieren Sie einmalig per E-Mail, sobald der nächste Termin feststeht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung); Sie können sie jederzeit formlos widerrufen, z. B. per E-Mail an postfach@amity-athletics.de. Übermittlung und Speicherung wie bei Probetraining-Anfragen im AMITY Hub (Ziffer 5), Speicherdauer wie Interessentendaten (Ziffer 6).
3. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken: • Vertragsabwicklung und Mitgliederverwaltung — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) • Bereitstellung der Trainingsangebote und individueller Betreuung — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO • Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO • Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Steuer, Handelsrecht) — Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO • Verbesserung unserer Services und Trainingsangebote — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) • Analyse des Nutzerverhaltens auf der Website — Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) • Beantwortung von Anfragen über Kontaktformulare — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen)
4. Cookies und Tracking-Technologien
Für Statistik und Marketing nutzen wir Cookies und vergleichbare Speichertechniken (z. B. LocalStorage) nur mit Ihrer Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Beim ersten Besuch fragt ein Banner nach Ihrer Entscheidung. Sie können „Ablehnen“, „Alle akzeptieren“ oder unter „Auswählen“ die Zwecke einzeln wählen; Ablehnen und Zustimmen sind gleichwertig gestaltet. Ohne Einwilligung laden wir keine Statistik- oder Marketing-Dienste. Es wird dann weder das Google-Tag noch der Meta Pixel, Microsoft Clarity oder Vercel Analytics geladen, und es gehen keine Messdaten an diese Anbieter (Google Consent Mode v2 im Basic-Modus: Die Standardeinstellung ist für alle Zwecke „denied“, die Google-Funktion „ads_data_redaction“ ist aktiv, „url_passthrough“ ist ausgeschaltet). Zweck „Statistik“: • Google Analytics 4: Analyse, welche Seiten genutzt werden und wo Besucher abbrechen. Erfasst werden u. a. Seitenaufrufe, Verweildauer, Herkunftsquellen und Geräteinformationen; IP-Adressen werden gekürzt, Google Signals und Werbe-Personalisierung sind abgeschaltet. Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Übermittlung in die USA möglich (EU-U.S. Data Privacy Framework, EU-Standardvertragsklauseln). Speicherdauer der Analysedaten: 14 Monate. Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy • Vercel Analytics und Speed Insights: Seitenaufrufe und Ladezeiten. Anbieter: Vercel Inc. (USA), EU-Standardvertragsklauseln. • Microsoft Clarity: Heatmaps und Sitzungsaufzeichnungen zur Verbesserung der Nutzerführung (wo geklickt, gescrollt, abgebrochen wird). Formulareingaben werden automatisch maskiert. Anbieter: Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA (EU-U.S. Data Privacy Framework, EU-Standardvertragsklauseln). Speicherdauer: 1 Jahr. Weitere Informationen: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement • Herkunft einer Anfrage: Kampagnenparameter, verweisende Website und Einstiegsseite werden bis zu 30 Tage im LocalStorage Ihres Browsers gespeichert und mit einer Anfrage an uns übermittelt (Ziffer 2). Zweck „Marketing“: • Google Ads: Messung, ob eine Anzeige zu einer Anfrage geführt hat (Conversion). Anbieter: Google Ireland Limited. Beim Absenden des Probetraining-Formulars wird eine zufällige Vorgangsnummer übermittelt, damit dieselbe Anfrage nicht doppelt zählt; sie lässt für Google keinen Rückschluss auf Ihre Person zu. Die Funktion „Enhanced Conversions“, bei der Kontaktdaten aus Formularfeldern ausgelesen werden, ist nicht aktiviert. • Meta Pixel (Facebook/Instagram): Messung von Kampagnen-Conversions. Anbieter: Meta Platforms Ireland Ltd. • Klick-Kennungen aus Anzeigen (gclid, wbraid, gbraid, fbclid, msclkid): Wir speichern sie bis zu 30 Tage im LocalStorage und übermitteln sie mit einer Anfrage an unser Verwaltungssystem. Führt die Anfrage später zu einem Vertrag, melden wir das mit der Klick-Kennung an Google Ads zurück (Offline-Conversion) — nur für Anfragen, bei denen Ihre Marketing-Einwilligung vorlag. Keine Kontaktdaten an Werbeanbieter: An Google, Meta und Microsoft übermitteln wir keine Namen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern. Event-Parameter werden vor dem Versand technisch um solche Daten bereinigt. Technisch notwendig (ohne Einwilligung, § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Ihre Entscheidung im Cookie-Banner speichern wir im LocalStorage (Einträge „amity-consent“ und „amity-consent-date“) für 12 Monate; danach fragen wir erneut. Widerruf und Änderung: Über „Cookie-Einstellungen“ im Footer jeder Seite können Sie Ihre Auswahl jederzeit ändern oder widerrufen. Beim Widerruf löschen wir die Cookies der betroffenen Dienste, soweit sie auf unserer Domain liegen, entfernen gespeicherte Klick-Kennungen und laden die Seite neu, damit bereits geladene Dienste beendet werden. Cookies, die Anbieter auf ihren eigenen Domains gesetzt haben (z. B. clarity.ms), können Sie in Ihren Browsereinstellungen löschen.
5. Weitergabe an Dritte
Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben: • Mitgliederverwaltung: VirtuaGym (Niederlande) • Probetraining-Anfragen über unser Formular (Startseite Starten sowie Landingpages): Ihre Angaben werden NICHT an einen externen Formulardienst übermittelt, sondern serverseitig an unser eigenes internes Verwaltungssystem (AMITY Hub) übergeben und dort gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin). An der Verarbeitung sind als Auftragsverarbeiter beteiligt: Vercel Inc. (USA, Hosting von Website und Hub, EU-Standardvertragsklauseln), Neon Inc. (USA; Datenbank, Serverstandort Frankfurt am Main; EU-Standardvertragsklauseln) sowie Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft 365 — über dieses Postfach erhalten wir die Benachrichtigung über Ihre Anfrage und antworten Ihnen). Ihre IP-Adresse wird beim Absenden ausschließlich flüchtig im Arbeitsspeicher zur Missbrauchsabwehr (Begrenzung der Absendehäufigkeit) verwendet und nicht gespeichert. • Probetraining-Buchung bei Virtuagym: Wenn Sie auf unserer Website einen konkreten Kurstermin für ein Probetraining auswählen, übermitteln wir Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und — sofern Sie sie angeben — Ihre Mobilnummer an Virtuagym B.V. (Niederlande, EU), um Sie für diesen Termin als Gast einzubuchen. Wichtig: Es wird dabei KEIN Mitgliedskonto für Sie angelegt, sondern ausschließlich ein Gasteintrag für diesen einen Termin. Die Übermittlung erfolgt serverseitig von unserem eigenen Server aus. Auf unseren Seiten ist KEIN Buchungs-Widget und kein Skript von Virtuagym eingebunden; für diese Buchung werden keine Cookies gesetzt und keine Daten aus Ihrem Browser an Virtuagym übertragen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin). Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail. Darin finden Sie einen Link, über den Sie den Termin jederzeit selbst wieder absagen können; die Absage löscht den Gasteintrag bei Virtuagym. Ohne Absage löschen wir den Eintrag im Rahmen der unter Ziffer 6 genannten Fristen für Interessentendaten. Nur wenn Sie die freiwillige Werbe-Einwilligung erteilt haben, markieren wir den Gasteintrag bei Virtuagym als Interessent (Lead), damit wir Sie nach dem Training zu Mitgliedschaft und Angeboten kontaktieren dürfen. • Rechnungsstellung: Lexoffice (Haufe-Lexware, Deutschland) • Web-Analyse: Google Ireland Limited (Irland) / Google LLC (USA) — Nutzungsdaten werden bei Einwilligung über Google Analytics 4 verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Schutzmaßnahmen: EU-Standardvertragsklauseln, EU-U.S. Data Privacy Framework. • Website-Hosting: Vercel Inc. (USA) — EU-Standardvertragsklauseln • Anmeldeformular HYROX Race Simulation: Ihre Angaben werden NICHT an einen externen Formulardienst übermittelt, sondern serverseitig an unser eigenes internes Verwaltungssystem (AMITY Hub) übergeben und dort gespeichert — derselbe Weg wie bei Probetraining-Anfragen. Übermittelt werden Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, auf Wunsch Ihre Telefonnummer sowie Ihre Angaben zur Veranstaltung (Division, Format, geplante Zielzeit, HYROX-Erfahrung, Name des Teampartners, gewählte Teilnahmestufe und optional ein Musikwunsch). An der Verarbeitung sind als Auftragsverarbeiter beteiligt: Vercel Inc. (USA, Hosting von Website und Hub, EU-Standardvertragsklauseln), Neon Inc. (USA; Datenbank, Serverstandort Frankfurt am Main; EU-Standardvertragsklauseln) sowie Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft 365 — über dieses Postfach erhalten wir die Benachrichtigung über Ihre Anmeldung und antworten Ihnen). Ihre IP-Adresse wird beim Absenden ausschließlich flüchtig im Arbeitsspeicher zur Missbrauchsabwehr verwendet und nicht gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen). • Internes Verwaltungssystem AMITY Hub: Neon Inc. (USA; Datenbank, Serverstandort Frankfurt am Main; EU-Standardvertragsklauseln) und Vercel Inc. (USA, Hosting, EU-Standardvertragsklauseln). Dort werden Anfragen aus dem Probetraining-Formular gespeichert und bearbeitet. • Terminbuchungen: Microsoft Outlook (Microsoft Ireland Operations Ltd.) — bei Nutzung der Buchungsfunktion werden Name und E-Mail an Microsoft übermittelt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. • Kommunikation: WhatsApp Business (Meta Platforms Ireland Ltd.) — bei Kontaktaufnahme über WhatsApp gelten die Datenschutzrichtlinien von Meta. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch Nutzung). • Karte: OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation, St John’s Innovation Centre, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich) — auf der Kontaktseite lädt die Karte erst, wenn Sie auf „Karte laden“ klicken. Dann übermittelt Ihr Browser Ihre IP-Adresse und technische Angaben an die OpenStreetMap Foundation. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch den Klick). Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Ohne Klick wird keine Verbindung aufgebaut. • Firmenfitness-Partner: Hansefit GmbH & Co. KG und EGYM Wellpass GmbH — bei Nutzung über diese Partner werden Abrechnungsdaten ausgetauscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Eine Übermittlung in Drittländer (USA) erfolgt nur bei Nutzung der oben genannten US-Dienste unter Berücksichtigung geeigneter Schutzmaßnahmen (EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
6. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die Erfüllung der genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen: • Vertragsdaten (Mitgliedschaft): Dauer der Mitgliedschaft zzgl. 3 Jahre (Verjährungsfrist) • Rechnungen und Zahlungsdaten: 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB) • Analysedaten in Google Analytics 4: 14 Monate; Microsoft Clarity: 1 Jahr • Server-Protokolle des Hostings (Vercel): nur kurzfristig zur Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr • Herkunftsdaten und Klick-Kennungen im Browser (LocalStorage, nur mit Einwilligung): 30 Tage • Kontaktformular- und Interessentendaten (Anfragen, Probetrainings-Leads): 12 Monate nach dem letzten Kontakt. Abgeschlossene Anfragen werden automatisiert gelöscht; Anfragen, die noch in Bearbeitung sind, bleiben bis zum Abschluss gespeichert; ohne Aktivität gilt eine Anfrage nach 90 Tagen als abgeschlossen. • Anmeldungen zu Veranstaltungen (z. B. HYROX-Simulation): 12 Monate nach dem Termin • Kontaktverlauf und Aufgaben zur Betreuung von Mitgliedern und Gästen: 24 Monate; bei gelöschten Anfragen zusammen mit der Anfrage • Kündigungserklärungen: 3 Jahre ab Eingang (Nachweis, Verjährungsfrist) • Cookie-Entscheidung im Browser: 12 Monate, danach fragen wir neu • Werbe-Widersprüche: unbefristet in einer internen Sperrliste (siehe Ziffer 7) Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.
7. Direktwerbung an Interessenten und Bestandskunden
Wir verwenden Kontaktdaten in begrenztem Umfang, um über unsere eigenen Angebote zu informieren. • Nachfassen zu einer laufenden Anfrage: Wenn Sie ein Probetraining oder ein Angebot angefragt haben, melden wir uns dazu bei Ihnen zurück — per E-Mail, WhatsApp oder Telefon, entsprechend dem von Ihnen gewählten Weg. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin). • Werbung für eigene ähnliche Angebote an Bestandskundinnen und -kunden: Haben Sie bei uns eine Leistung erworben (z. B. Probemonat, Drop-in, Mitgliedschaft), können wir Ihre E-Mail-Adresse für Informationen zu eigenen ähnlichen Angeboten nutzen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 3 UWG (berechtigtes Interesse an Direktwerbung, Erwägungsgrund 47 DSGVO). • Werbung auf Grundlage einer Einwilligung: Nach einem kostenlosen Probetraining informieren wir Sie über Mitgliedschaft und Angebote nur, wenn Sie das ausdrücklich erlaubt haben — etwa über das freiwillige Häkchen im Buchungs- oder Anfrageformular. Ein kostenloses Probetraining gilt nicht als erworbene Leistung im Sinne des vorigen Absatzes. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 UWG. Wortlaut, Datum und Uhrzeit der Einwilligung speichern wir als Nachweis. Diese Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Widerspruchsrecht: Sie können der Nutzung Ihrer Daten für Werbezwecke jederzeit und ohne Angabe von Gründen widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO). Es entstehen Ihnen dabei keine anderen Kosten als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen. Es genügt der Abmeldelink in jeder Werbe-E-Mail, eine formlose Antwort auf eine unserer Nachrichten, eine E-Mail an postfach@amity-athletics.de oder ein Hinweis an uns vor Ort. Sperrliste: Nach einem Widerspruch speichern wir einen verschlüsselten Prüfwert (Hash) Ihrer E-Mail-Adresse in einer internen Sperrliste. Das ist erforderlich, damit Sie auch dann nicht erneut angeschrieben werden, wenn Ihre Daten aus einem angebundenen System (z. B. der Mitgliederverwaltung) erneut übertragen werden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 21 Abs. 3 DSGVO. Die Sperrliste wird ausschließlich zu diesem Zweck genutzt und nicht für Werbung ausgewertet. Versand: Werbe- und Informations-E-Mails versenden wir über Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd.).
8. Rechte der betroffenen Personen
Sie haben jederzeit das Recht auf: • Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO) • Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO) • Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO) • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) • Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) • Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde Zuständige Aufsichtsbehörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf https://www.ldi.nrw.de
9. Kontakt für Datenschutzanfragen
Axel Meineke E-Mail: postfach@amity-athletics.de
10. Datenschutzbeauftragter
AMITY Athletics GmbH hat derzeit keinen Datenschutzbeauftragten im Sinne von Art. 37 DSGVO bzw. § 38 BDSG bestellt, da die gesetzlichen Schwellenwerte (in der Regel mehr als 20 Personen, die ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind) nicht überschritten werden. Für alle Datenschutzanfragen wenden Sie sich bitte an die unter Ziffer 9 genannte Ansprechperson.
11. Weiterführende Dokumente
Ergänzend zu dieser Datenschutzerklärung gelten unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen (https://amity-athletics.de/agb) sowie die Widerrufsbelehrung für Verbraucherverträge (https://amity-athletics.de/widerruf).
12. Änderungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen der Dienste anzupassen. Bitte beachten Sie die jeweils aktuelle Version auf unserer Website.